Почему работать по 8 часов нет смысла и как правильно организовать свой день

Распорядок дня успешного человека

Успех – от слова успевать, точнее от глагола, означающего действие. Успевает не тот, кто много действует, а тот, кто делает меньше, но во время. Перед вами пример плана на день, ориентируясь на который вы легко составите свой график дня.

05:30 — 06:00, подъем

Во сколько утром вы просыпаетесь? От того когда и в каком настроении мы проснулись, зависит как пойдут дела в течение дня.

06:00 — 07:00, утренняя зарядка

Время, когда встает солнце и просыпается природа — лучший момент для начала дня, а лучшее начало дня — это зарядка. Есть возможность сделать зарядку на свежем воздухе — обязательно выходите на улицу.

07:00 — 09:00, завтрак, утренняя зарядка

Проснувшись в шесть утра, еще и после зарядки, к семи — восьми часам утра организм будет готов, чтоб позавтракать. Для поддержания работоспособности и бодрости духа, организму ежедневно требуется потреблять витамины, минералы, микро и макроэлементы.

Не спеша, позавтракав, взгляните на список дел еще раз, при необходимости скорректируйте задачи на день.

09:00 — 12:00, самое плодотворное время для

Трудоспособность организма не постоянна в течение суток. Отметьте время, когда вы полны бодрости, и период, когда ходите сонные как муха. Планируйте свой день с учетом вашего организма.

До 12-ти часов, тот момент, когда можно очень многое успеть сделать. В период, когда мысли легко и ясно текут, легче всего сосредоточится — выполняйте важные дела категории «А».

12:00 — 14:00, обеденный перерыв, смена деятельности

Работники умственного труда займитесь в это время физической активностью. Кто занят на физическом труде, наоборот, почитайте книгу, подумайте над тайной времени… И не забудьте про обед.

14:00 -17:30, выполнение задач по графику

Если задачи категории «А» выполнены, приступаем к списку «Б».

17:30 — 19:00, ужин

Это время, когда можно расслабиться, отдохнуть, не спеша поужинать.

19:00 — 21:00, личное время

Можно доделать, что не успели за день. Проверить почту и социальные сети. Время, чтоб побыть с семьей, выполнить просьбу друга. Встряхнуться и устроить легкую пробежку на крепость сна грядущего. Циклические виды спорта повышают самодисциплину и формируют навыки распределять свои силы на длительной дистанции.

21:00 — 22:00, подведение итогов за день

Вечером проверьте по списку: все ли дела выполнены. Если нет, проанализируйте причины помешавшие вам. Оцените, на что ушло больше времени, какие трудности возникли. Составьте график приоритетных дел на завтра.

Накапливая опыт по анализу сорванных задач, вы научитесь рационально составлять распорядок дня

Расставлять приоритет дел по важности и делать список дел, которые делегировать другим скоро войдет в привычку

22:00 — 23:00 вечерний туалет, подготовка ко сну

Это время, когда можно комфортно устроившись почитать книгу на сон грядущий. Послушайте спокойную музыку, отбросив все тревожные мысли.

23:00 — 05:30 сон

Ложиться спать рекомендуется не позднее 23:00, потому что с 23:00 до 01:00 время, когда наш мозг и тело наиболее эффективно отдыхают. Чтоб проснуться в намеченные шесть утра, лечь спать до 23-х, является обязательным условием. Ни о какой продуктивности и речи быть не может, если не дать организму выспаться.

Ежедневно выполняя действия по распорядку, все пункты станут второй натурой, и уже легко можно будет планировать свои дела в долгосрочной перспективе.

В этом видео предлагаю вам посмотреть отрывок лекции по основам тайм менеджмента и планированию своего дня.

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому необходимая информация будет под рукой, достаточно подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети. Вот так выглядит интерфейс LeaderTask

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество

Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

Распечатать шаблон планера на 2018 год

А вот этот вид планера уже представляется больше как календарь, нежели чем качественный инструмент планирования. Вам предстоит расписать каждый месяц — рекомендуем начать с дней рождений, а затем уже перейти к повторяющимся задачам. Этот вид планера включает в себя 12 копий ежемесячных расписаний, каждая из которых предназначена на конкретный месяц.

Кстати, для годового планирования мы все же рекомендуем уже использовать специальную программу для тайм менеджмента. Так. например, в ЛидерТаске вы можете внести все свои дела в один список “Неразобранное”, а уже оттуда раскидывать их по дням, неделям, месяцам и годам вперед.

В ЛидерТаске вы также можете работать при помощи различных методик управления своим временем, тем самым сэкономив кучу времени на подсчеты и расчеты при выборе в пользу письменных вариантов. В Маркете сервиса вы сможете найти такие инструменты, как:

1. Диаграмма Гантта.
2. Pomodoro.
3. Getting Things Done и многое другое.

Итак, мы рассмотрели все варианты ежедневников и планеров для печати и дальнейшего применения их в вашей работе. Мы давно уже отказались от печатных вариантов, ибо планирование и быстрые правки — удобнее всего осуществимы в программе ЛидерТаск.

Попробуйте и вы составлять списки дел в ЛидерТаске:

Вам будет интересно

Грамотное планирование времени: учимся работе с самым ценным ресурсом

Ваши поручения никогда не пропадут и будут исполнены. Магия? Не думаю

Планирование работы

Планирование рабочего времени: секреты и трюки

Основы тайм менеджмента

В современном языке появилось неведомое слово:

Методы тайм-менеджмента:

1.Pomodoro

Это такая техника, которая поможет сконцентрироваться на конкретном важном деле. Она предполагает чередование работы и отдыха: 25 — это рабочее время, а 5 минут — отдается короткому отдыху

В течение дня есть и большая пауза, длящаяся 15 минут.

2.GTD: это тот метод, который поможет привести в порядок ваши дела. Базовые принципы GTD:

• Пишите подробные пояснения. Разбивайте большие дела на выполнимые действия (подать документы, купить полотенце, скачать карты на телефон). Записав подробно, вы увидите, что некоторые дела можно делегировать, освободив себе больше времени.
• Ставьте даты и сроки. Вы точно ничего не забудете, если перед глазами будут мелькать даты, сроки выполнения.
• Обновляйте списки. Следите, чтобы это был список конкретных действий, а не прошлых, чтобы без промедления приступить к работе.
• Действуйте. При хорошей организации можно сразу приступить к работе.

3.Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня. Следуя по ветвям, вы выполните все, что планировали на день. Пример карты.

Преимущества метода:

• Возможность видеть все планы дня. Карта не позволит закапываться в деталях, вы все будете видеть сразу.
• Реалистичность. Вы не сможете запланировать столько дел, которые не сможете сделать за день. На этапе планирования просто будете вычеркивать невыполнимое.
• Расставить приоритеты.Важные дела надо выделить, чтобы взгляд попадал на них в первую очередь, напоминая об их первоочередности.
• Отдых.Карта напомнит, что надо оставлять время на отдых, семью и детей.
• Легко отслеживать то, что уже сделано.Выделив выполненные веточки. Получите удовлетворение от своего умения планировать время.
• Поддается легкой корректировке. Изучив карту в конце дня, легко перенести на завтра то, что не удалось сделать.

Активности на День рождения

Если у вас есть возможность – обязательно путешествуйте! А если нет – создавайте такую возможность.

Я часто вспоминаю одну притчу, которую услышала ещё в школе от прекрасной учительницы: жили-были 2 девочки. Одной на каждый День рождения родители дарили золотое украшение, а вторую девочку родители возили каждый год в путешествие в новую страну.  Через 10 лет так получилось, что обе семьи обворовали. Первая девочка очень расстроилась – все её подарки за 10 лет (шкатулку с золотыми украшениями) украли воры и она осталась ни с чем… Вторая девочка тоже огорчилась из-за кражи – но все её подарки, впечатления от путешествий в удивительные города и страны, навсегда остались с ней. Никто не сможет отобрать наши впечатления и воспоминания – это то, что навсегда остаётся с нами и делает нашу жизнь по-настоящему богатой!

Если вас заинтерсовал такой вариант – вам будет интересна моя статья, как я организовала поездку в Испанию

Как спланировать День рождения

В мае я задалась традиционным для меня  вопросом – как отмечать свой ДР?

Я долго мучилась выбором – отмечать особо не хотелось, но хотелось приятных впечатлений).  Я почитала статьи в интернете, просмотрела афишу городских событий и сайты, предлагающие покупку впечатлений и развлечений, открыла свой Whish-list на месяц.

Что ж, появились некоторые идеи и желания, но как их воплотить – я ещё не понимала. Хочется и подруг увидеть, и с семьёй отметить, и для себя любимой сделать что-то приятное и интересное.

И тогда я задала себе вопрос:

1. Что бы я хотела на свой День рождения?

И быстро набросала свой список:

– поздравления от подруг, родных, друзей;

– подарков, цветов

– ярких впечатлений – адреналина!

– фотосессию;

– вечер в узком семейном кругу

– задуть свечи на «Киевском» торте)

– любимое блюдо – морепродукты.

Когда мой список был готов, я задалась следующим вопросом:

2. Как я могу воплотить каждый из пунктов?

• поздравления от подруг, родных, друзей – организовать прогулку-фотосессию с подругами 
• подарков, цветов – ответить близким честно на вопрос «Что ты хочешь на ДР?» и составить свой виш-лист (кстати, есть специальное приложение для этого)
• ярких впечатлений – адреналина! – покататься на картинге, на роликах
• фотосессию – позвать фотографа на прогулку с подругами
• вечер в узком семейном кругу – приготовить ужин из следующих двух пунктов
• задуть свечи на «Киевском» торте – испечь свой любимый торт, купить свечи  
• любимое блюдо – морепродукты – приготовить на ужин.

В принципе, я поняла, что желаний у меня не так уж и много и все они – осуществимы, осталось только точно расписать свой день рождения и запланировать события в соответствии со свободным временем.

Остался последний шаг:

3. Распределить время для воплощения своих желаний на День рождения.

Вот что у меня получилось:

Утро:

8.00 – 10.00 – праздничный завтрак, принимаю поздравления от мужа и сына.

10.00 – 13.00 – прогулка-фотосессия с подругами White-Party (Идеи я собрала на специальной доске в Пинтерест)

День:

13.00 – 16.00 – время вдвоём с мужем (картинг, поход в спа)

Вечер:

16.00 – 18.00  – семейная прогулка втроём с мужем и ребёнком (прогулка на теплоходе по Набережной, «Колесо обозрения»).

18.00 – 21.00 – ужин в узком семейном кругу с морепродуктами и тортом))

Оказалось, что все мои желания – абсолютно реально воплотить в один день при правильном планировании;) Осталось только уладить организационные моменты  – позвонить, пригласить, договориться – и «идеальный День рождения» готов!

Итак, мне понадобилось всего 3 вопроса, чтобы составить программу Дня рождения:

1. Что бы я хотела на свой День рождения?
2. Как я могу воплотить каждый из пунктов?
3. Как правильно распределить время для воплощения пунктов и желаний на День рождения?

Думаю, это универсальный инструмент для подготовки и организации дня рождения и я им буду пользоваться теперь каждый год!

Как планировать свой день, чтобы все успевать работающей женщине и домохозяйке?

В нашей стране, как правило, работающая женщина еще и домохозяйка. Ведь ей необходимо все успевать и дома, и на работе, и с детьми. Поэтому без грамотного планирования здесь не обойтись.

Обустраиваем свое рабочее пространство. Это касается как дома, так и работы. Вам должно быть уютно и приятно. Для этого в первую очередь наведите порядок на кухне и рабочем столе, ведь именно здесь вы проводите большую часть своего времени. И окружите себя приятными вещами – семейными фотографиями, сувенирами, картинами (постерами) и т.д.

Правильно расставляем приоритеты в делах. Записывая в свой ежедневник дела на день, определите, какие из них являются первостепенными и не требующими отлагательства. В этом случае вы сконцентрируетесь, в первую очередь, на них, а второстепенные дела, даже если и не успеете выполнить, сможете отложить на следующий день.

Не зависаем часами в соцсетях. Ну с этим итак все понятно. Если вы фанат соцсетей, но ваша работа никак с ними не связана, выделите определенное время, когда вы будете их проверять. В другое время соцсети не открывайте!

Записываем свои мысли и идеи, всегда держа под рукой блокнот и ручку. Это поможет упорядочить вашу жизнь и освободить свою голову от хаоса и той информации, которую можно перенести на бумагу.

Сложные задачи разбиваем на более мелкие. Как говорится, по кусочкам есть проще. Так и с делами: чем более компактны задачи, тем проще их выполнять! Разделяйте большие цели на несколько этапов и формулируйте реалистичные задачи, которые вам сделать под силу.

Ценим свое время и говорим «нет», когда это необходимо. Запомните: не все просьбы должны вами выполняться. Если это идет в ущерб вашим интересам, вежливо, но твердо скажите «нет» и продолжайте заниматься своими делами. Иначе есть риск потратить весь день только в угоду чужим просьбам.

Устраиваем перерывы в течение дня. Они жизненно необходимы для вашего организма! Каждые пару часов обязательно делайте короткие паузы хотя бы по 15 минут, чтобы выпить чашечку кофе или чая, сделать гимнастику, подышать свежим воздухом. Любите себя и давайте себе время на отдых!

Упрощаем свою работу с помощью технических новшеств. Пользуйтесь гаджетами, которые помогут вам выполнять работу проще и быстрее. Если, к примеру, у вас нет возможности каждый день пылесосить и намывать полы, купите робот-пылесос, который с утра можете включать, а вечером выключать, возвращаясь в чистую квартиру.

Делегируем часть своих полномочий коллегам и домочадцам. Вы считаете, что только вы можете сделать необходимую работу лучше других? Тогда срочно начинайте делегировать другим часть своих обязанностей по дому и по работе, иначе есть риск, что ваше здоровье пошатнется раньше ожидаемого.

Составляем Карту быта. В тетради, телефоне или на компьютере составьте для себя удобную табличку, разделенную по дням, неделям и месяцам. Напишите список обязательных дел, которые вы должны выполнять каждый день (готовка, стирка, глажка) и раз в неделю (уборка). Кроме того, обозначьте домашние дела, которые требуется выполнять раз в месяц (мытье кафеля, протирание пыли на шкафах, люстрах, наведение порядка в шкафах и т.д.). Так же напишите то, что требуется делать пару раз в год (мытье окон, стирка штор и т.д.).

Анализируем собственное время и дела. Каждый вечер или хотя бы раз в неделю необходимо посвящать тому, чтобы проанализировать количество выполненных и невыполненных дел. Кроме того, необходимо разобраться с причинами, по которым вы не успели сделать те или иные запланированные дела и на следующей неделе не повторять таких ошибок.

Учимся планировать свой день, чтобы все успевать в декрете

Любой маме знакомо это чувство постоянной нехватки времени и недосыпа. Особенно первые полгода жизни малыша и особенно, если детей у вас несколько. При этом готовку, уборку и потребность в отдыхе никто не отменял. Как же научиться планировать время, чтобы все успевать в декрете?

Прежде всего, научитесь рано вставать (не позднее 7:00). Вам необходимо просыпаться до того, как встанут ваши детки. Это время понадобится вам для того, чтобы успеть спокойно привести себя в порядок, позавтракать и настроиться на предстоящий день. Поверьте, день проходит более продуктивно, если вы начинаете его не в суете.

Расставляйте приоритеты, составляя список дел. Запомните: вам не нужно успевать делать в этот день абсолютно все! Сделайте, в первую очередь, то, что не требует отлагательств (например, готовка), и только потом все остальное. Я, к примеру, в один день готовлю обед и ужин на два дня. В другой день выполняю стирку и глажку, в третий день планирую уборку и так далее. Поверьте, так гораздо легче и эффективнее!

Обязательно предоставляйте себе отдых в течение дня. Если у ваших малышей тихий час, прилягте и вы вздремнуть. Если такой возможности у вас нет, выделите хотя бы несколько минут, чтобы побыть наедине с собой и спокойно выпить чай или почитать книгу.

Занимайтесь делами параллельно с обслуживанием детей. Когда мой младший сын был совсем маленьким (до полугода), я спокойно работала над сайтом в комнате, где он находился, и параллельно общалась с ним. Если же мне требовалось выйти на кухню, чтобы приготовить обед, я мысленно обнимала сынишку и посылала ему лучики любви. До семи лет у детей и родителей сильно развита духовная связь, поэтому даже если вас нет рядом, не корите себя за это, а почаще думайте о своем малыше и отправляйте ему лучики добра!

Гуляйте каждый день! Прогулки позволяют наверстать упущенное и освежить свои мысли. В это время вы можете полностью предоставить себя ребенку, даже если в течение дня у вас не было на это достаточного количества времени. Активный отдых и свежий воздух полезны как для вашего, так и для детского здоровья!

Советы по планированию дня

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число — от трех до пяти.
Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль

Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны

Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D

Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь

В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.