Понятие электронной цифровой подписи: как оформить, хранить и использовать в 2021 году

Создание простой электронной подписи для госуслуг

Для того чтобы создать простую ЭЦП, необходимо зайти на главную страницу портала госуслуг, найти в правой части окошко «Вход в госуслуги» и нажать на кнопку «Зарегистрироваться» (как показано на рисунке ниже). Далее вводим свою фамилию, имя, номер телефона (или почты) и регистрируемся. На указанный номер телефона (или на адрес почтового ящика) придет подтверждающий код (или ссылка). Вводим полученный код (или переходим по присланной ссылке) и нажимаем кнопку «Подтвердить». Указываем личный пароль, который будет применяться при дальнейшем входе на госуслуги.

Далее заполняем все стандартные сведения, устанавливающие личность (паспортные данные, ИНН, СНИЛС), и выбираем способ подтверждения введенных данных:

• через Центр обслуживания;
• через «Почту России»;
• онлайн через веб-версии интернет-банков «Сбербанк Онлайн» и «Тинькофф», а также интернет- и мобильный банк «Почта Банк Онлайн» (при условии что вы являетесь клиентом одного из банков).

После того как внесенные в личном кабинете сведения будут подтверждены Центром обслуживания или «Почтой РФ», простая ЭЦП для портала госуслуг будет считаться созданной.

О мерах предосторожности, связанных с созданием простой подписи, читайте в нашей статье «Как сделать простую электронную подпись?»

Как подписать документ Word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

КриптоПро CSP – линейка шифровальных программ.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

• открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
• выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

• пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
• задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

КриптоПро Office Signature – этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

• открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
• изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
• сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
• открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
• указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
• приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
• сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
• в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

КриптоАРМ – это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

• файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
• выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
• кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
• при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

КриптоКонтур – бесплатное подписание документов ЭЦП, проверка электронных подписей.

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

• максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
• формируется только отсоединенная подпись;
• работа только в ОС Windows;
• ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Где можно применить ЭЦП

Так как электронная подпись равнозначна обычной подписи от руки, то использовать ее можно во всех областях электронного документооборота. Особенно это удобно при представлении документов в налоговую службу, пенсионный фонд, страховые компании и т.д. Также ею заверяют коммерческие сделки.

Все документы для регистрации ИП или ООО за 15 минут
Подготовка документов — рутинная задача. Доверьте её нашему сервису.
Это сэкономит время и защитит от возможных ошибок.

1. Укажите свои данные в форме, следуя подсказкам.
2. Программа сформирует верные документы.
3. Скачайте и распечатайте готовый пакет документов
4. Это бесплатно и займёт не более 15 минут.

Документы для ИПДокументы для ООО

Документы для ИПДокументы для ООО

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования к содержанию сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

• подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
• проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
• проверять полномочия участников ЭДО;
• создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
• оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Срок действия аккредитации УЦ вместо пяти лет составит три года. Аккредитации, полученные УЦ до 01.01.2020, будут действовать до 01.01.2022. Соответственно, квалифицированные сертификаты, выданные УЦ до 01.07.2020, будут действовать до 01.01.2022.

Чтобы получить аккредитацию по новым правилам, УЦ должен отвечать более жестким требованиям:

• иметь минимум 1 млрд руб. собственных средств (капитала) или 500 млн. руб. капитала, но при этом один либо несколько филиалов или представительств не менее чем в 3/4 субъектов России;
• иметь финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам в размере не менее 100 млн. руб. (сейчас это 30 млн. руб.);
• иметь лицензию на деятельность по производству, разработке и распространению шифровальных (криптографических средств), выполнению работ в области шифрования, техническому обслуживанию средств шифрования и т.п.;
• деловая репутация директора и учредителей УЦ должна соответствовать требованиям, установленным правительственной комиссией.

Изменение 4: изменятся правила выдачи и применения ЭП

В Федеральный закон № 63-ФЗ вводят новые статьи 17.1 – 17.6, регулирующие использование квалифицированной ЭП физическими лицами, гражданскими и муниципальными служащими, индивидуальными предпринимателями, организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, а также использование ЭП в государственных информационных системах. Действие новых статей вступят в силу с 01.01.2021.

В Схеме отображено, где заявители смогут получить ЭП.

Изменения вступят в силу позже, поскольку требуют технической подготовки и модернизации IT-систем.

Анализируя сроки внедрения новых положений законодательства, действия прежних аккредитаций УЦ и выданных ими квалифицированных сертификатов, переходный период, во время которого будут внедряться изменения, продлится до 2022 года. Этого времени должно хватить для того, чтобы и УЦ, и государственные структуры, и, конечно, организации подготовились работать по новым правилам.

Выбор сертификата ЭП

Во-первых, как уже говорилось, существуют различные типы электронной подписи. Участники электронного взаимодействия вправе использовать любой вариант по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом-основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

В межкорпоративном электронном документообороте можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА всегда можно самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

Сколько сертификатов ЭП нужно?

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое.

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться. Во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять. А во-вторых, нужно быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром

Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная электронная квалифицированная подпись является наиболее защищенным вариантов ЭП. Создается при помощи криптографических средств, разрешенных к использованию ФСБ. Дополнительную гарантию безопасности подписи дает сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат подтверждает подлинность подписи, которую можно оспорить только судебным решением.

Использование КЭП определяется действующим законодательством РФ. Применяют ее:

• При сотрудничестве с различными государственными структурами и внутренними органами;
• Для работы с Интернет-ресурсами;
• Для участия в торгах (как государственных, так и коммерческих);
• Для работы с внутренним электронным документооборотом;
• В удаленных трудовых отношениях.

Формируется КЭП только в удостоверяющем центре, в работу которого также входит создание ключей и сертификатов. Аккредитованный удостоверяющий центр определяет и сроки действия сертификатов. При подаче заявления на изготовления ЭЦП сотрудники УЦ создают ключи ЭП и ключи для проверки ЭП, а обо всех изменениях в работе КЭП и рисках при использовании компания уведомляет в письменном виде. Об условиях применения и обеспечении безопасности КЭП сотрудники УЦ рассказывают при получении готовой подписи.

Особенности получения КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в центрах, имеющих аккредитацию. Процесс аккредитации добровольный, а сертификат действует в течение 5 лет. Подавать заявку на проведение аккредитации могут организации, имеющие чистые активны в размере не менее 1 млн. руб., а также располагающие программным обеспечением для создания ЭП. ПО должно быть одобрено специалистами ФСБ

Еще одно важное условие: в УЦ должны работать минимум 2 сотрудника, занимающихся выдачей и созданием ЭЦП

Квалифицированный сертификат ЭЦП — это гарантия подлинности ЭП, документ, который создается при помощи ПО УЦ. Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и персональных данных владельца. Дополнительно сертификат может содержать точное название средств электронной подписи, УЦ, выдавший сертификат, ограничения в использовании ЭП и ключ для его проверки.

Для подписания официальной бумаги КЭП необходимо иметь средства криптографической защиты информации, ключ ЭП и ключ для проверки ЭП, сертификат квалифицированной ЭП.

Как оформить КЭП

Получить квалифицированную подпись можно только при личном обращении в УЦ. В офисе компании клиент заполняет заявку, а также предоставляет паспорт и ряд учредительных документов, если подпись делается для юридического лица. Если КЭП оформляется для участия в торгах, то дополнительно нужно иметь заверенную у нотариуса выписку из органов, занимающихся регистрацией ИП или юридических лиц. Выписка должна быть выдана не более, чем за 6 месяцев до обращения в УЦ.

При заказе КЭП необходимо предоставить СНИЛС, а если подача заявления осуществляется доверенным лицом, то и доверенность на выполнение операции. Если заявка заполнена правильно, то срок изготовления КЭРП не превышает 2 рабочих дней.

Как пользоваться КЭП

Использование КЭП для обеспечения ее безопасности возможно только в сферах, прописанных в сертификате

Еще одно важно условие работы с КЭП — сохранение конфиденциальности ключа. При получении подписи сотрудники УЦ дают рекомендации по неразглашению информации, касающейся закрытого ключа и сертификата

Если есть подозрение на нарушение конфиденциальности ключа — нужно незамедлительно связаться с УЦ и со всеми участниками электронного документооборота. Если работа сертификата была приостановлена или он был аннулирован, то пользоваться КЭП запрещено.

Юридическая сила КЭП

По Федеральному закону РФ 63-Ф3 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» все документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными подписанным собственноручно и могут использоваться в любых правовых отношениях. Исключения составляют лишь случаи, когда по закону РФ возможна подача документа только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Виды ЭЦП

Существует два вида электронной подписи: простая ЭЦП и усиленная, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.

Простая ЭЦП

К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.

Простую ЭП часто применяют при совершении банковских операций, для идентификации пользователя в разнообразных информационных системах, при получении услуг на портале «Госуслуги», также ПЭП можно заверить документы, но только внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО). Для придания подписанному ПЭП документу юридической значимости между подписантами должны быть заключены соответствующие соглашения, регламентирующие правила применения и признания ЭП.

Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостатком простой ЭП является низкая степень защиты. Она позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.

Усиленная неквалифицированная ЭЦП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет не только идентифицировать личность владельца документа, но и определить, были ли внесены в данный файл какие-либо изменения после того, как он был подписан. Такая ЭЦП создается при помощи специальных программ криптошифрования с применением закрытого ключа ЭП. Степень защиты такой подписи считается средней.

НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой. Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП. Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).

Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом собственноручной подписи, однако при подписании соглашения с конкретной организацией о признании ее таковой, может придавать документу юридическую значимость, но только в ЭДО с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота.

Усиленная квалифицированная ЭЦП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает самой высокой степенью защиты, и любой подписанный такой подписью электронный документ считается аналогом бумажного документа, который подписан собственноручно. Этот вид ЭП позволяет точно сказать, кто именно подписал документ и не изменялся ли после этого данный файл.

В отличие от неквалифицированной, КЭП формируется с применением средств СКЗИ, прошедших сертификацию ФСБ РФ. А выдавать такие ЭЦП могут исключительно удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую аккредитацию, полученную в Минкомсвязи России. Такой центр обеспечит человека или организацию, получающих КЭП, квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП, который находится на специальном USB-носителе. В некоторых случаях для его использования необходима установка дополнительного ПО.

Этот вид ЭЦП не требует подписания дополнительных соглашений — усиленная квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу автоматически. КЭП позволяет организовать сдачу отчетности в любые контролирующие органы власти, принимать участие в электронных торгах, вести ЭДО как внутри организации, так и с ее внешними контрагентами и госструктурами.

Процедура выдачи ключа простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться. Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг. Например, для оформления ПЭП на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности. Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

• явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;
• запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

ВАЖНО! Письмом нельзя получить идентификатор для входа в личный кабинет на портале nalog.ru. с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр)

с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Как получить подпись для госуслуг читайте здесь.

Получить ЭЦП в удостоверяющем центре могут бизнесмены, юридические и физические лица. Для этого следует явиться в УЦ, оплатить стоимость услуги и представить комплект необходимых документов.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

• заявление на изготовление ЭЦП по установленной форме;
• выписка из ЕГРЮЛ (полученная менее чем 1 месяц назад)
• документ о госрегистрации компании и свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• при изготовлении сертификата ключа для руководителя потребуется копия распоряжения о назначении на должность, заверенная его подписью и печатью компании;
• на представителя фирмы — оформленная доверенность о полномочиях этого лица;
• паспорт и копия паспорта владельца электронной подписи;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца электронной подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации — фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации. Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• документ о регистрации ИП;
• свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• выписка из ЕГРИП, полученная не позднее 30 дней назад;
• паспорт и копия паспорта владельца ЭЦП;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца ЭЦП;
• заявление об изготовлении ЭЦП.

Физические лица предоставляют в УЦ:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• паспорт будущего владельца ЭЦП;
• СНИЛС будущего владельца ЭЦП.

Как получить простую электронную подпись для обмена документами без информационной системы, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к подсказкам экспертов К+.

Информацию о получении физическими лицами усиленной ЭП читайте в материале «Налогоплательщики-физлица могут создать электронную подпись прямо в своем ЛК».