7 советов как правильно распределить свое время

Всегда помните о дедлайнах.

Не нужно оттягивать дела на потом, особенно, если они очень важные. Во-первых, пунктуальность ценят работодатели, и если Вы сдадите работу раньше согласованного срока, Вам обязательно зачтется.

И конечно же нужно помнить, что человек наиболее сконцентрирован и продуктивен только в ограниченных временных рамках. Просто помните, что сроки имеют свойства истекать и нужно просто фиксировать у себя в голове точные дату и время того или иного проекта, задания.

Откладывая важные и срочные дела, Вы тем самым создаете эмоциональное напряжение и даже нежелательные последствия. Действовать без раздумий и сомнений — нужно просто взять и сделать.

Maniac Time

Такое говорящее название этот сервис получил вовсе не случайно, так как эта программа будет Вас преследовать абсолютно везде. Дело в том, что данный сервис позволяет добиться эффективной организации времени путем того, что он анализирует, какими приложениями Вы пользовались в течение дня и сколько времени было на это потрачено.

В случае, если Вы просидели все свое свободное время в ВКонтакте, а не в текстовом редакторе, занимаясь своими рабочими вопросами, сервис Maniac Time покажет статистику полезно проведенного времени и потраченного впустую.

Если же Вы в течение долгого времени не будете работать на своем персональном компьютере, то программа не постесняется спросить, где Вы были и что так долго делали.

Проблема тайм-менеджмента

В принципе, время от времени полезно делать некую аналитику своих ежедневных действий, чтобы понять, где залипаешь, и какое время используется не туда, куда нужно. Но если говорить о тайм-менеджменте, то я совсем с ним не дружу, потому что его основная суть — это делегирование полномочий, то есть необходимо отдать те дела, которые необязательно должен делать сам. Это, конечно, правильно, но пока в своей работе я никак не могу нащупать то, что надо отдать, ведь я вроде бы все и сам могу сделать. Да и чаще всего только в процессе получается понять, а что же именно нужно (из-за этого не могу составить ТЗ). С нерабочими делами, наоборот, все ясно: машину отдам в автосервис, доставку товара закажу на дом вместо самовывоза, постригусь в парикмахерской, налоговую отчетность отдам в Мое дело и тд. Но вот в работе, где же то самое эффективное действие «руководителя», а где рутинная работа для наемного фрилансера? Не понятно… А еще не работает фишка, что, мол, пусть дешевую работу делает кто-то еще, когда я за это время заработаю гораздо больше — потому что ничего я не заработаю на самом деле, вся деятельность по «одной цене» 🙂

Если на пальцах, то вот возьмем блоггинг. Понятное дело, если проект авторский, то статьи и фотографии должны быть моими, тут не подойдут услуги копирайтера и фотостоки, которые подошли бы для какого-нибудь портала о путешествиях. И вроде бы даже понятно, что если материала много, прибыль есть, то имеет смысл всю техническую сторону отдать веб-программисту, чтобы заниматься только контентом. С другой стороны, я за это время наклепаю статей «такой же стоимостью», сколько отдам программисту (на самом деле тут сложно оценить), ну и, как я уже выше писал, у меня проблема с ТЗ — хочется что-то переделать, но нужно самому повозиться, чтобы понять, как это должно выглядеть, соответственно, есть опасение, что придется потом все равно переделывать.

Но в любом случае я понимаю, что отдавать часть работы — это правильно, и, как я вижу, к этому многие со временем приходят. Если хочешь быть эффективным, то нужно выделить то направление, которое основное, и которое только ты можешь и хочешь вести, а все остальное путь делает кто-то еще. Таким образом, достигается максимальная эффективность, есть возможность углубиться по полной программе в свою область, вместо того, чтобы шарить во многих областях, но по верхам. В принципе по этой причине, я перестал делать сайты на заказ и писать статьи, поэтому что этот заработок в никуда, лучше это время потратить на развитие блога, что окупится в будущем.

В общем, если вам знакомы подобные проблемы, то хотелось бы услышать ваше мнение, как научиться правильно распределять время, как понять, что самому делать, а что по-любому отдать нужно, как быстрее усваивать информацию, как вообще все быстрее делать. Конечно, я понимаю, что блог не бог весть какая сложная работа, но те не менее. Люди вон как-то успевают по несколько штук одновременно вести, а другие так и порталы ведут в одиночку.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.
А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Способы управления временем (или делами — для простых смертных)

Магия

Первый и самый эффективный способ, пожалуй, — выучиться на мага и стрелять своей палочкой взад-вперед, ускоряя или замедляя свое время (как кому хочется). Если же вас в школу магов не берут за отсутствием способностей, вам придется рассматривать и другие варианты.

Забег (заплыв) на время или планирование

Способ менее эффективный, чем первый, но попробовать стоит, при случае, если в вашем арсенале есть множество дел, которые нужно успеть сделать за какое-то определенное время.

Для того чтобы все успевать, вам нужно запастись записными книжками, где на каждый день вы будете отмечать все дела, которые необходимо сделать – то есть, планировать свой день. И не забудьте достать ласты для плавания.

В конце дня приготовьтесь сетовать на то, что опять вы финишировали поздно и ничего не успели сделать – дескать, времени было мало. Так будет происходить до тех пор, пока весьма срочные и непредвиденные обстоятельства в виде телефонного звонка подруги, сломавшейся машины или непреодолимого желания побродить по просторам интернета встречным течением будут относить вас в сторону от ваших планов.

При этом придется обижаться на себя или пообещать себе завтра делать все намного быстрее – увеличить интенсивность труда (или скорость заплыва), чтобы нагнать вечно убегающее время.

Не пугайтесь, когда через некоторое время вы свалитесь в бессилии и усталости – главное, не тонуть! Это, всего лишь, итог соревнований в заплывах, где время вас победит и вам отдано почетное второе место. Время всегда побеждает – таков закон, это ошибка, что одни люди все успевают, а другие нет.

Пока вы соперничаете с вечными часами, осваивая этот способ управления временем, у вас есть шанс получить небольшую фору, если вы не будете отходить от своего плана ни на шаг, не принимая во внимания внезапные и срочные дела.

Вы поставите их в очередь, по старой доброй советской традиции (через пару месяцев дойдет дело и до ребенка и даже, возможно, до подруги, если таковая еще у вас останется).

Негибкость такого подхода очевидна, но что поделать – планы важнее всего. Всякие там течения нам не нужны!

Жаль, но и это вас, наверняка, не спасет от барахтанья в делах и неизбежного последнего места в заплыве. Время не позволит управлять собой, как бы правильно вы не организовали свое время.

Беззаботное купание

Когда вы выбьетесь  из сил и от планирования, и заплывов, попробуйте просто отдаться течению – это же так приятно! Надежда на русский «авось» и кривую, которая обязательно куда-то вывезет, еще никого не оставляла без приключений.

Умные люди будут советовать, чтобы вы планировать свою жизнь, да еще и не на один год, сродни советским пятилеткам: да только кто их выполняет, планы эти?

Гораздо интереснее жить спонтанно. В таком движении чувствуется новая жилка! Даже если дел становится все больше, и в ваших бумагах на рабочем столе скоро можно будет купаться – чем не жизнь?

Каждый волен выбирать свой метод обращения с жизнью, хотя предыдущие способы управления временем как-то не вселяют в нас надежду на благополучный исход. К счастью, существует еще один способ организации своей жизни.

Учимся планировать свой день, чтобы все успевать в декрете

Любой маме знакомо это чувство постоянной нехватки времени и недосыпа. Особенно первые полгода жизни малыша и особенно, если детей у вас несколько. При этом готовку, уборку и потребность в отдыхе никто не отменял. Как же научиться планировать время, чтобы все успевать в декрете?

Прежде всего, научитесь рано вставать (не позднее 7:00). Вам необходимо просыпаться до того, как встанут ваши детки. Это время понадобится вам для того, чтобы успеть спокойно привести себя в порядок, позавтракать и настроиться на предстоящий день. Поверьте, день проходит более продуктивно, если вы начинаете его не в суете.

Расставляйте приоритеты, составляя список дел. Запомните: вам не нужно успевать делать в этот день абсолютно все! Сделайте, в первую очередь, то, что не требует отлагательств (например, готовка), и только потом все остальное. Я, к примеру, в один день готовлю обед и ужин на два дня. В другой день выполняю стирку и глажку, в третий день планирую уборку и так далее. Поверьте, так гораздо легче и эффективнее!

Обязательно предоставляйте себе отдых в течение дня. Если у ваших малышей тихий час, прилягте и вы вздремнуть. Если такой возможности у вас нет, выделите хотя бы несколько минут, чтобы побыть наедине с собой и спокойно выпить чай или почитать книгу.

Занимайтесь делами параллельно с обслуживанием детей. Когда мой младший сын был совсем маленьким (до полугода), я спокойно работала над сайтом в комнате, где он находился, и параллельно общалась с ним. Если же мне требовалось выйти на кухню, чтобы приготовить обед, я мысленно обнимала сынишку и посылала ему лучики любви. До семи лет у детей и родителей сильно развита духовная связь, поэтому даже если вас нет рядом, не корите себя за это, а почаще думайте о своем малыше и отправляйте ему лучики добра!

Гуляйте каждый день! Прогулки позволяют наверстать упущенное и освежить свои мысли. В это время вы можете полностью предоставить себя ребенку, даже если в течение дня у вас не было на это достаточного количества времени. Активный отдых и свежий воздух полезны как для вашего, так и для детского здоровья!

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.

Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.

Ориентируйтесь на свои биологические часы

Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время

Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.

Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.

Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.

Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.

Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.

Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту

Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника

Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Что запланировать дополнительно

1. Обязательно составляй планы отдых: научиться планировать свое вечернее время означает полноценно отдыхать после работы.
2. Планируй самообразование: почитать книгу или посмотреть британский фильм в оригинале.
3. Заноси в список посещение спортивного зала или уроков йоги.

Специалисты утверждают, что кроме основной работы, для гармоничного и всестороннего развития личности достаточно еще шесть дополнительных небольших дел в день. Это может быть занятие спортом, изучение иностранного языка, анализ своей жизни, размышление о будущем, изучение нового в своей профессиональной сфере.

Под вечер оставь время для того, чтобы проанализировать, что ты успела сделать, а что нет. И уже через три недели ты заметишь, что у тебя остается гораздо больше свободного времени, и ты успеваешь гораздо больше.

—
Автор — Екатерина Максимова, сайт www.sympaty.net – Красивая и Успешная
Копирование этой статьи запрещено!

Книги и курсы по управлению временем

Держите список полезных книг, которые точно могут пригодиться:

• Штаффан Нетеберг “Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут”
• Дэн Кеннеди “Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль”
• Дэвид Аллен “Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса”
• Брайан Трейси “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
• Яна Франк “365 дней очень творческого человека”
• Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”

Другие книги по теме и описания к ним вы можете найти в нашей подборке лучших книг по тайм-менеджменту.

А вот некоторые интересные курсы, которые помогут вам все успевать:

• Тайм-менеджмент от Skillbox;
• Тайм-менеджмент: простые способы управления временем от Нетологии;
• Как управлять своим временем и разгрузить свою жизнь от платформы Udemy;
• Тайм-менеджмент: управление временем от 4brain.

Рекомендую также к прочтению статьи со множеством других платных и бесплатных курсов по тайм-менеджменту и обучающих программ по мотивации.

Ускорение и замедление времени

Ускорилось ли время с внедрением в нашу жизнь всяких разных механизмов? Кажется, что да. Дел становится все больше, а времени для их выполнения – все меньше. Спасет нас только чудо: волшебная палочка, останавливающая солнце.

С другой стороны, разве минуты идут быстрее или их в сутках стало меньше, чем в давние времена, когда наши бабушки и дедушки вели размеренный образ жизни? Определенно – нет, все стоит на своих местах, несмотря на то, что одни люди все успевают, а другие нет.

Даже бывают случаи, когда нам кажется, что время тянется весьма долго (если нам совсем нечем заняться или когда мы чего-то сильно ждем). Прямо-таки волшебство!

На самом деле, нашего времени может хватить если и не на все дела в мире, то на многие из них, при условии, что мы научимся управлять временем, которое, все равно, идет само по себе (конечно, если вы не Бог).

Организовывать нужно, прежде всего, наше отношение ко времени и наши дела. Как же управлять столь гибкой материей?

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR

Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра

Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Рекомендации

Помимо использования описанных выше сервисов Вы можете также использовать простые рекомендации и методики для лучшей организации Вашего времени и самодисциплины.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Такое вот оригинальное название было введено в теорию тайм-менеджмента экспертом Брайном Трейси. Под «лягушкой» автор подразумевает все неприятное, с чем Вам придется столкнуться в течение дня. Брайн Трейси уверен, что дела, не доставляющие нам удовольствие, нельзя откладывать на потом.

Научитесь говорить «нет»

Все помнят известный фильм с Джимом Керри в главной роли «Всегда говори «ДА». Однако эксперты в области тайм-менеджмента советуют нам правильно расставлять приоритеты и научиться отказывать. Не стоит на себя взваливать слишком много различных задач, иначе результат окажется отрицательным.

«Бифштекс из слона»

Еще одно кровожадное название. Что же это значит? Съесть слона целиком – задача не выполнимая так же, как и задача выполнить какую-то сложную работу без предварительной подготовки. Бифштекс из слона съесть гораздо легче, то есть легче разделить сложную задачу на ступени и двигаться к ее выполнению поэтапно.

Учимся всё успевать

Обратите внимание на свой режим дня. Все ли в нем происходит так, как вы хотите? Если вы хотите больше успевать сделать в течение дня, то, возможно, вам необходимо просто приучить свой организм к ранним подъемам

Некоторые люди не подозревают, что можно чувствовать себя комфортно в ранние утренние часы, пока не решаются поменять режим. Утром эффективность большинства людей намного выше, чем, например, в вечерние часы. Вы сможете сделать в один и тот же отрезок времени утром гораздо больше дел, чем вечером, когда наш организм устает и ему необходим отдых.

А при раннем отходе ко сну организм человека лучше и качественнее восстанавливается за ночь. Каждый час сна с 22 ч до 00 ч идет за 2 часа. Поэтому, если вы легли спать в 22-00 и встали в 6-00, ваш организм будет ощущать себя как будто вы проспали не 8, а 10 часов. Также именно в эти два часа с 22 ч до 00 ч наиболее эффективно отдыхает ваша нервная система. Попробуйте изменить свой распорядок и проследите, какие произойдут изменения, касающиеся вашей успеваемости и самочувствия в течение дня.

Научитесь абстрагироваться

Когда вы наметили свой путь, расставили приоритеты очень важно не поддаваться негативному мнению окружающих. Доверяйте своим инстинктам

Это ваша жизнь и строите ее только вы сами. Никто другой за вас прожить ее не может. А если кто-то считает, что «лучше было бы пойти устроиться на работу», вместо того, чтобы «открывать свое дело в такое не стабильное время» положительно кивайте и делайте по своему. Если окружающие стремятся посеять долю сомнения в том, что вы делаете — абстрагируйтесь. Уверенные в себе люди знают что и когда нужно делать. Переубеждать других бесполезно, у них свой путь, у вас свой.

Как все успеть? Планирование времени — 10 советов и личный опыт

Watch this video on YouTube

Оптимизация рабочего времени.

Подумайте, что может облегчить Вам работу и сделать ее быстрее. Как пример такой оптимизации можно рассмотреть ситуацию, когда Вы на удаленной работе на биржах фриланса, заказов много и на все нужно как можно быстрее откликаться.

Но не всегда есть время обновлять страничку, чтобы видеть новые задания. На многих сайтах уже есть возможность подключить ленту RSS, которая послужит Вам маячком о новом задании. И еще нужно обязательно смотреть есть ли у сайта, на котором Вы работаете, мобильное приложение.

Оно послужит Вам в то время, когда Вы без ноутбука или просто не дома. Таким образом, Вы всегда будете видеть новые задания, где бы Вы не находились, и никогда не пропустите хорошее задание.

Матрица Эйзенхауэра

После того, как вы стали опытным пользователем списков и исписали уже половину своего ежедневника, можете обратиться к более продвинутым способам организации своего драгоценного времени, одним из которых является Матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра является одной из самых известных и широко применяемых техник тайм-менеджмента. Согласно данной методике, все свои дела вам необходимо разделить на 4 основных категории:

Важно и срочно;
Важно;
Срочно;
Долгий ящик.

К категории «Важно и срочно» относятся те дела, которые сделать нужно незамедлительно, прямо сейчас. «Важными» называют те дела, которые пока что не являются срочными, однако станут таковыми в скором времени

«Важными» называют те дела, которые пока что не являются срочными, однако станут таковыми в скором времени.

«Срочно» — это те задачи и обязанности, которые надо сделать в самое ближайшее время, и вы не можете отказаться от их выполнения. Это может быть встреча прибывающих гостей, оказание помощи другу или же обещание сделать дополнительную работу по просьбе начальства.

«Долгий ящик». Такие дела не являются особо важными или срочными, но делать их все же очень хочется. К ним можно отнести просмотр телевизора, видеоигры, общение в соц. сетях – то есть все то, что помогает нам разгрузить мозг после тяжелого дня, отдохнуть, но все же не дает ощущения бодрости и активности. Такой отдых нужен, но лучше им не злоупотреблять, так как он скорее отупляет и вытягивает из нас энергию.

Следовать Матрице Эйзенхауэра сложнее, чем организовывать свое время по простому списку, но зато этот способ является более эффективным. Вам сразу видно, что необходимо сделать в первую очередь, а что может и подождать.

За организацией списков рабочих дел и дел домашних, не забывайте включать в них и отдых, проведение времени со своей семьей. Главная задача списка состоит не в том, чтобы вы успели сделать все свои дела в срок. Список в первую очередь помогает устроить вашу жизнь так, чтобы она приносила больше удовольствия, счастливых и радостных моментов, которые вы сможете пережить лишь в кругу своей семьи и друзей, занимаясь своими любимыми хобби. Планируйте свою жизнь так, чтобы получать от нее все самое лучшее и проживать ее в гармонии со всем что вас окружает.

Как организовать рабочий день

Что делать, когда на работе постоянный аврал и вы ничего не успеваете? Есть несколько способов справиться со стрессом и более эффективно планировать трудовой процесс:

1. Перестаньте паниковать и повторять фразы в стиле крылатой цитаты: “Шеф, все пропало!”. Начните просто делать.
2. Уделите 10 минут на то, чтобы спланировать текущий день. Какие задачи требуют немедленного решения, а к каким можно вернуться позже?
3. Устраните отвлекающие факторы. Отключите уведомления в мессенджерах, поставьте телефон на беззвучный режим, удалите с рабочего компьютера пасьянсы и панели с доступом в социальные сети.
4. Учитесь говорить “нет” коллегам и тем, кто крадет ваше время. Не соглашайтесь на лишнюю работу, которую пытаются вам перепоручить не по уставу компании. Откажитесь от участия в сплетнях и пустой болтовне.
5. Чтобы меньше уставать, используйте смену деятельности. Например, после 1 часа умственной работы выделите 5 минут на то, чтобы пройтись по офису, сделать разминку, подышать свежим воздухом, если это возможно.
6. Группируйте похожие задачи. Выполнение разных действий требует отличных друг от друга типов мышления. Если вы не будете переключаться с одного дела на другое, сможете лучше сосредоточиться и сэкономить время.
7. Если это не отразится на вашей репутации, старайтесь посещать меньше собраний. Как правило, большинство из них непродуктивны. Важные вопросы можно решать в мессенджерах или по почте.
8. Откажитесь от многозадачности. Это неэффективный способ работы, который приводит к психологическому и интеллектуальному истощению.

На заметку! Заведите себе календарь задач. Это может быть бумажный ежедневник или электронное приложение, например, Trello или Wunderlist. Это отличный способ составить распорядок дня и сэкономить массу времени.

Основы тайм менеджмента

В современном языке появилось неведомое слово:

Методы тайм-менеджмента:

1.Pomodoro

Это такая техника, которая поможет сконцентрироваться на конкретном важном деле. Она предполагает чередование работы и отдыха: 25 — это рабочее время, а 5 минут — отдается короткому отдыху

В течение дня есть и большая пауза, длящаяся 15 минут.

2.GTD: это тот метод, который поможет привести в порядок ваши дела. Базовые принципы GTD:

• Пишите подробные пояснения. Разбивайте большие дела на выполнимые действия (подать документы, купить полотенце, скачать карты на телефон). Записав подробно, вы увидите, что некоторые дела можно делегировать, освободив себе больше времени.
• Ставьте даты и сроки. Вы точно ничего не забудете, если перед глазами будут мелькать даты, сроки выполнения.
• Обновляйте списки. Следите, чтобы это был список конкретных действий, а не прошлых, чтобы без промедления приступить к работе.
• Действуйте. При хорошей организации можно сразу приступить к работе.

3.Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня. Следуя по ветвям, вы выполните все, что планировали на день. Пример карты.

Преимущества метода:

• Возможность видеть все планы дня. Карта не позволит закапываться в деталях, вы все будете видеть сразу.
• Реалистичность. Вы не сможете запланировать столько дел, которые не сможете сделать за день. На этапе планирования просто будете вычеркивать невыполнимое.
• Расставить приоритеты.Важные дела надо выделить, чтобы взгляд попадал на них в первую очередь, напоминая об их первоочередности.
• Отдых.Карта напомнит, что надо оставлять время на отдых, семью и детей.
• Легко отслеживать то, что уже сделано.Выделив выполненные веточки. Получите удовлетворение от своего умения планировать время.
• Поддается легкой корректировке. Изучив карту в конце дня, легко перенести на завтра то, что не удалось сделать.

Планирование режима дня

Вам знакома ситуация, когда из дня в день одно и то же, времени ни на что не хватает? Тогда задайте себе вопрос: Рационально ли вы используете свое время, как часто приходится переносить дела на завтра потому что сегодня не хватило времени?

Дефицит времени надуманная причина, у всех в сутках 24 часа. Одним этого времени предостаточно, другие ничего не успевают. Главная причина почему люди не успевают все делать в срок — это отсутствие четкого плана дел на день, неделю, месяц, год…

Когда нет времени на ежедневное планирование

Если у вас нет времени на ежедневное планирование завтрашнего дня, то срочно нужно брать блокнот с ручкой и составлять список приоритетных дел. Составление плана позволит эффективно использовать время, не отвлекаться на пути к поставленной цели.

Приоритет дел оценивается по последствиям, которые наступят для вас в случае их не выполнения

Оценивается срочность и важность каждого события. Если последствия незначительные, значит дело маловажное и переносится в конец списка

Привычка у человека формируется за три недели. Первое время будет тяжело каждый вечер планировать завтрашний день. Через 21 день регулярной практики составление и соблюдение распорядка войдет в режим и станет нормой вещей.

Результат создают дисциплина и постоянство усилий на длительном промежутке времени

Расставляйте приоритеты.

Очень важный шаг на пути к эффективному тайм-менеджменту. Помните о важных проектах, завершайте дела, которые уже горят

Как вариант, заведите ежедневник, где по пунктам распишите свои дела в порядке важности

Если Вы не визуал, то тогда Google Calendar – это Ваше спасение! Звуковое уведомление на мобильном телефоне прозвучит именно тогда, когда Вам нужно

Это как будильник, но только не для того, чтобы проснуться, а для того чтобы сделать что-то важное

Основная задача тайм-менеджмента – это вовремя определить самое главное. Просто отделяйте шелуху от полезного, а рутину от стратегических задач

У каждой задачи должен быть свой уровень важности

Remember the Milk

Данная программа обладает широким спектром возможностей. Сервис Remember the Milk является одним из самых продвинутых программ, разработанных по методике Дэвида Аллена, описанных в его книге «Get Things Done». GTD – это современная методика повышения рабочей эффективности и грамотной оптимизации времени.

Еще одной отличительной особенностью данного сервиса является возможная синхронизация с календарем Google, который, в свою очередь, является еще одним способом добиться лучшей организации Вашего времени. Календарь Google представлен в виде стандартного ежедневника, так что Вам не придется долго разбираться в особенностях работы с ним.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.
Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Зачем нужен распорядок времени

Как организовать свое время и не тратить его в пустую? Время – это самое ценное, что есть у каждого человека. Часто бывает так, что именно его не хватает для начинания или завершения каких-либо важных дел. Что там дела, иногда отдохнуть, уделить минутку родным и близким не успеваем. А ведь современная жизнь диктует свои правила, и отстающие просто не получают всех ее преимуществ.

Кроме быстрого темпа существования, мы не успеваем что-то сделать из-за собственной лени. Откладываем все на потом, планируем начать заниматься спортом – с понедельника, ремонт – с нового месяца, устройство на другую работу – со следующего года. И так желания остаются лишь желаниями, которые никогда не реализовываются.

Но большинство людей все же стремятся изменить свою жизнь к лучшему, преуспеть во всех своих начинаниях. Преградой на пути к новой жизни становится собственная не способность правильно организовать рабочее время и время отдыха. Это приводит к тому, что человек быстро устает, не может в нужный момент собраться и реализовать намеченные цели. Так как же организовать свое время?

Обратите внимание на свой телефон

Обратите внимание на то, как часто вы отвлекаетесь на свой телефон в течение дня. При этом вас могут отвлекать неважные звонки, которые наверняка подождут

Вы же прерываетесь на них и откладываете какое-то дело, вернуться к которому сразу не получается. В итоге вы можете потерять довольно много лишнего времени.

Вам нужно постараться как можно реже поднимать трубку во время работы и игнорировать звонки, которые не имеют большого значения и вы их не планировали. Вы всегда сможете перезвонить, когда работа будет выполнена. Это же относится и к электронной почте. Не отвлекайтесь постоянно от работы, чтобы проверить ее

Если вы ждете важного письма, старайтесь проверять почту через 1 – 2 часа, но не чаще

Как правильно распределить время — некоторые выводы

• Нужно делать меньше переключений между делами. Читал, есть правило 45+15. Когда 45 минут работаешь над одним делом, и 15 минут отдыхаешь или делаешь мелкие дела. Причем во время этих 45 минут, нужно записывать в блокнот те мелкие дела, что возникают в процессе, чтобы не забивать ими голову и не переключатся. Суммарно у меня вышло около 6:30 в этот день на работу, а сделано было очень мало из-за переключений.
• Для меня лично очевидно, что мне нужен человек, который будет заниматься уборкой по дому и готовкой, пусть даже раза 2-3 в неделю. Потому что в этот день ушло около 2 часов на такие дела. Как минимум, это освободит меня, а я в свою очередь смогу чаще брать на себя Егора. Тут вот как раз понятно, что домашнюю работу стоит делегировать. Как вариант, поставить хотя бы посудомоечную машину.
• Выделить отдельное время (или может не фиксированное, но не чаще 1-2 раз в день) для ответа на почту и комментарии. Задержку перед ответом где-то в сутки я уже сделал, осталось делать это раз в день.
• Все-таки нужно рабочее место в закрытой комнате. Потому что и я сам отвлекаюсь постоянно на все что происходит вокруг, и у домочадцев не получается считать меня работающим — «ну, он же вот тут рядом стоит/сидит, не где-то там на работе». Как вариант, пробовал в наушниках с громкой музыкой работать, но это не совсем то, устаю от шума.
• Все-таки нужно пересиливать себя и учиться делать ТЗ, чтобы переложить техническую часть сайта на кого-то еще. Так как поиски какого-нибудь бага могут сожрать целый день.
• Чаще пользоваться услугами такси, чтобы мне не приходилось каждый раз их куда-то везти собственноручно.

P.S. Буду рад советам и личному опыту на тему, как все успеть, есть ли объективный критерий мало/много сделал, как выбрать, что делегировать, а что нет, помогает ли режим «рано ложится, рано вставать» и тд.